Cambiar de sistema da miedo por los comprobantes ya emitidos. Qué se lleva, qué se queda y qué obliga la norma.
DDeyvis Enrique
El miedo a cambiar de proveedor no es al sistema nuevo: es a los cinco años de comprobantes emitidos con el anterior.
Lo que la norma obliga a conservar
Los XML firmados y sus constancias, durante el plazo legal de conservación. Esa obligación es de la empresa, no del proveedor. Conviene tenerlo claro antes de necesitarlo.
Lo primero que hay que hacer
Descargar todo antes de dar de baja nada. Un proveedor con el que has roto la relación no es a quien quieres pedirle un favor.
Pide los XML, no solo los PDF. El PDF es una representación; el XML es el documento.
Lo que se lleva al sistema nuevo
Clientes y catálogo: casi siempre, con un archivo de importación.
Series y correlativos: obligatorio, para no repetir numeración.
Histórico de comprobantes: normalmente como archivo, no como documentos activos.
El punto delicado
La numeración. Si el sistema nuevo empieza en 1 y ya emitiste 4.000, tienes un problema. Configurar el correlativo correcto es el paso que no se puede improvisar.
Cuándo hacerlo
A principio de mes o de ejercicio, nunca a mitad de un período de alta actividad. El corte limpio ahorra la mitad de las dudas posteriores.
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