Cuatro personas, un solo número: cómo funciona una bandeja compartida

La bandeja compartida no es un chat más grande. Es un cambio en cómo se reparte el trabajo.

Asignación

Cada conversación tiene un responsable. Si nadie la ha cogido, aparece sin asignar y cualquiera puede tomarla. Si ya la lleva alguien, el resto lo ve y no duplica la respuesta.

Eso resuelve el problema más habitual: dos personas contestando lo mismo con criterios distintos.

Notas internas

Se puede escribir dentro de la conversación sin que el cliente lo vea: «este ya reclamó en marzo», «pendiente de que pague para activarle el servicio». Cuando otra persona retoma, tiene el contexto.

Respuestas guardadas

Las cinco preguntas que os hacen todos los días se contestan con dos teclas, con el mismo texto revisado. No es pereza: es que la respuesta sea siempre correcta.

Más de un canal

La misma bandeja recoge WhatsApp, Instagram, Messenger, correo y el chat de la web. La persona que atiende no cambia de herramienta según por dónde llegó el cliente.

Lo que hay que decidir antes

Quién atiende qué. La herramienta no arregla un equipo sin reglas: si nadie es responsable de las conversaciones sin asignar, seguirán sin respuesta, ahora en una pantalla más bonita.