La imagen que casi todo el mundo tiene del certificado digital es la de hace diez años: pedir cita, cruzar la ciudad con una carpeta de documentos y esperar turno.

Eso ya no es así, y merece la pena contar cómo funciona ahora, porque el desconocimiento hace que muchas empresas lo dejen para el final.

Los tres pasos

1 · Los datos de la empresa

RUC o NIT, razón social y los datos del representante legal. Si ya eres cliente, casi todo está y solo confirmas.

2 · La validación de identidad

Aquí es donde antes había que ir en persona. Ahora se hace con una videollamada corta —cinco minutos— en la que se comprueba que quien pide el certificado es quien dice ser, con su documento en mano.

Es el paso que más se atasca, y casi nunca por la tecnología: se atasca porque el representante legal está de viaje, o porque la vigencia de poder está caducada.

3 · La emisión

Una vez validada la identidad, el certificado se emite y queda instalado en tu sistema de facturación. Si facturas con nosotros, no tienes que descargar ni instalar nada: lo dejamos funcionando.

Qué necesitas tener a mano

• Documento de identidad del representante legal, vigente.
• Vigencia de poder o el documento que acredite la representación.
• RUC (Perú) o NIT y RUT (Colombia) actualizado.

Con eso, el trámite se cierra el mismo día. Sin eso, se alarga lo que tarde en aparecer el papel que falta.

La diferencia entre Perú y Colombia

En Perú el certificado lo emite una entidad acreditada ante INDECOPI y se usa para firmar los comprobantes que van a SUNAT. En Colombia lo emite una entidad de certificación digital abierta y se usa ante la DIAN.

El trámite se parece, pero los documentos no son los mismos. Si tu empresa opera en los dos países, necesitas uno para cada uno: no son intercambiables.

Una advertencia sobre el precio

Se ven certificados muy baratos que resultan ser de persona natural cuando la empresa necesitaba uno de persona jurídica. Sirven para firmar, pero no para facturar a nombre de la empresa. Comprobar ese detalle antes de pagar ahorra el disgusto de descubrirlo cuando ya no puedes emitir.