Registrar el pago no es lo mismo que emitir la factura

Hay una confusión que cuesta dinero de verdad: pensar que emitir una factura es cobrarla.

Los dos estados

Emitido significa que el documento existe y tiene validez fiscal. Cobrado significa que el dinero entró.

Entre uno y otro pueden pasar treinta días, o no pasar nunca.

Lo que pasa cuando no se separan

• Se reclama un pago que ya se hizo. El cliente se molesta, con razón.
• No se reclama uno que falta, porque la factura «está emitida».
• La caja no cuadra con la facturación, y nadie sabe si es un problema o es normal.

Lo que aporta un módulo de pagos

Registrar cada cobro contra su comprobante, con fecha, importe y medio. Y permitir pagos parciales, que es donde el papel se rompe: una factura de 5 000 que se cobra en tres veces no cabe en una casilla de «pagado sí/no».

El informe que lo justifica

Cuentas por cobrar por antigüedad: qué se debe, desde cuándo y quién. Con eso, la cobranza deja de ser «voy a revisar a ver quién debe» y pasa a ser una lista ordenada por urgencia.

Por dónde empezar

Registrando los cobros del mes en curso. Cargar dos años de histórico no aporta nada; lo que aporta es que a partir de hoy todo cobro quede anotado.