Emitir factura electrónica en Colombia: el circuito completo

Para quien emite, es un botón. Por debajo hay un recorrido con puntos concretos donde algo puede fallar, y conocerlos ahorra horas de soporte.

Los pasos

1. Se genera el documento con los datos de la venta.
2. Se construye el XML con el formato exigido.
3. Se firma con el certificado digital.
4. Se envía a la DIAN.
5. La DIAN responde: aceptado o rechazado.
6. Se entrega al cliente el documento con su representación gráfica.

Dónde falla cada cosa

Paso 2 y 3, error tuyo: datos incompletos del cliente, certificado vencido, producto sin código. Se corrige y se reintenta.

Paso 4, error de conexión: el servicio de la DIAN no responde. No es tu culpa y no requiere corregir nada; el documento debe quedar en cola y reintentarse solo.

Paso 5, rechazo: la DIAN lo recibió y no lo acepta. El mensaje dice el motivo, aunque no siempre con claridad.

Por qué importa la diferencia

Porque «no se envió» y «se envió y lo rechazaron» son situaciones distintas y mucha gente reacciona igual: volver a emitir. Reemitir un documento que la DIAN sí aceptó crea un duplicado, y arreglar eso cuesta bastante más que esperar.

La regla

Antes de reemitir nada, mirar el estado real del documento. Siempre.