Cargar bien el catálogo de productos: se hace una vez y condiciona todo

El catálogo es la base. Los informes, el stock, los precios y hasta la velocidad de facturación dependen de cómo esté cargado.

Lo que hay que decidir antes de cargar nada

Los códigos. Un criterio y uno solo. Da igual cuál mientras sea consistente; lo que no funciona es que la mitad tenga código de proveedor y la otra mitad uno inventado.

Las categorías. Aquí el error clásico es pasarse. Con categorías demasiado finas nadie sabe dónde va cada producto y se acaban duplicando.

Las unidades. Unidad, caja, kilo. Si vendes en dos unidades distintas, hay que definir la equivalencia desde el principio.

Los campos que parecen opcionales y no lo son

• El código fiscal del producto, obligatorio para emitir en varios casos.
• El tipo de impuesto. Ponerlo mal se propaga a cada venta de ese producto.
• El stock mínimo, sin el cual las alertas de reposición no existen.

La carga masiva

Con más de cincuenta productos, por plantilla. Y con una prueba primero: cargar diez, revisarlos y después los mil. Corregir mil registros mal importados es peor que teclearlos.

Lo que hay que hacer una vez al año

Depurar. Los productos que no se venden hace dos años estorban en cada búsqueda. Desactivar no es borrar: el histórico se conserva.