Nómina electrónica 2026: fechas y plazos

La nómina electrónica, cuyo nombre oficial es documento soporte de pago de nómina electrónica, se transmite a la DIAN dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se hizo el pago. Va uno por trabajador y por mes, aunque la empresa pague por quincena o por semana, y las correcciones se hacen con notas de ajuste dentro del mismo plazo. Lo regula la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN.

Quiénes tienen que emitirla

Los contribuyentes del impuesto sobre la renta que hacen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o de una relación legal y reglamentaria. En la práctica, todo empleador que declara renta y quiere que esos pagos le sirvan como costo o deducción: la nómina electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de los impuestos descontables en el IVA.

El calendario de 2026

La fecha límite es el día 10 del mes siguiente al pago. La resolución habla de «los diez primeros días» sin aclarar si son hábiles, así que, cuando el día 10 cae en fin de semana, lo prudente es transmitir el día hábil anterior y no depender de cómo se cuente el plazo.

Un documento por trabajador y por mes

El documento es mensual aunque los pagos se hagan en periodos más cortos: las dos quincenas de octubre van en un solo documento de octubre por cada trabajador. Cada documento y cada nota de ajuste van por separado para cada beneficiario del pago.

Cómo se corrige: las notas de ajuste

Si un documento ya transmitido tiene un error de cálculo o de contenido, no se emite otro documento encima: se transmite una nota de ajuste. Sirve para dos cosas:

• Reemplazar el documento por uno con los datos correctos.
• Eliminar un documento que no debía existir, por ejemplo uno emitido a la persona equivocada.

Las notas de ajuste tienen el mismo plazo que la nómina: los diez primeros días del mes siguiente.

Qué pasa si se transmite tarde

La DIAN respondió esa pregunta en el Concepto 11042 de 2024. Sobre la sanción, dijo que la transmisión tardía no tiene hoy una sanción específica, porque las del artículo 616-1 del Estatuto Tributario todavía requieren reglamentación. Sobre la deducción, que depende de transmitir a tiempo, pero que si la transmisión tardía se hace antes de presentar la declaración de renta, el documento sigue sirviendo de soporte, siempre que se demuestre la relación laboral y el pago. Es la doctrina vigente al escribir esta nota: antes de la declaración, conviene revisarla con tu contador.

Qué conviene tener listo cada mes

• Los pagos del mes cerrados por trabajador: salario, horas extra, auxilios, deducciones y pagos por terceros.
• El certificado de firma digital vigente, porque cada documento se firma antes de enviarlo.
• Un recordatorio para el día 5, que deja margen para corregir con notas de ajuste antes del 10.

Preguntas frecuentes

¿Si pago quincenal, transmito dos documentos al mes?

No. Se transmite un documento mensual por trabajador que reúne los pagos del mes.

¿La nómina electrónica reemplaza a la PILA o a los desprendibles de pago?

No. Es el soporte tributario de los pagos de nómina ante la DIAN; la PILA y el desprendible siguen siendo lo que eran.

¿Con qué software se transmite?

Con un software propio o el de un proveedor tecnológico habilitado. Fastura Colombia emite la nómina electrónica junto con la factura electrónica, el documento soporte y los documentos POS, desde el mismo panel.

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Fuentes: DIAN, Resolución 000013 de 2021 y Concepto 11042 de 2024, consultados el 4 de octubre de 2026.