Una cotización y una factura contienen casi los mismos datos. Cliente, productos, cantidades, precios. La diferencia es que una es una propuesta y la otra un documento fiscal.

Y sin embargo, en muchísimas empresas se escriben por separado.

El coste de teclear dos veces

• El tiempo, que es lo menos importante.
• Los errores: un precio que se quedó en la versión vieja, una cantidad que cambió.
• Las discusiones con el cliente cuando la factura no coincide con lo que aceptó.

El flujo que funciona

1. Se emite la cotización con su número y su vigencia.
2. El cliente la acepta.
3. La cotización se convierte en factura con un toque, arrastrando todo.

Si algo cambió entre medias, se cambia en la conversión y queda registrado. Lo que no pasa es que alguien reescriba nueve líneas de productos.

El detalle que más se agradece

La vigencia. Una cotización con fecha de caducidad evita la conversación incómoda de seis meses después: «pero si me dijiste este precio». Con vigencia, la respuesta está escrita en el documento.

Y el seguimiento

Saber cuántas cotizaciones se convirtieron en venta es el dato comercial más útil que tiene una empresa pequeña, y casi ninguna lo mide porque las cotizaciones viven en correos sueltos.