Un sistema de facturación acumula, sin proponérselo, el historial completo de la actividad comercial. Qué se vendió, a quién, cuándo, a qué precio y quién lo vendió.

Eso es más información de la que la mayoría de empresas pequeñas ha tenido nunca. Y casi nadie la mira.

Los cuatro informes que hay que revisar

Ventas por período. Comparado con el mismo mes del año anterior, no con el mes pasado: casi todos los negocios tienen estacionalidad y comparar contra el mes anterior confunde.

Productos más y menos vendidos. La cola larga de productos que no se venden es dinero parado en almacén.

Clientes por facturación. Suele revelar una concentración mayor de la esperada, y eso es un riesgo que conviene conocer.

Cuentas por cobrar por antigüedad. El más urgente de todos.

La costumbre que cambia empresas

Media hora, un día fijo al mes, con los mismos cuatro informes. No hace falta más. Lo que hace falta es que sea siempre y que alguien tenga el encargo de hacerlo.

Un informe que se mira una vez es curiosidad. Uno que se mira cada mes es gestión.

Y exportar

Todo debe poder salir a Excel. No porque Excel sea mejor, sino porque el contador y el banco lo van a pedir así.